Stundensatz Kalkulation – Wie kann ich einen Stundensatz berechnen?

Eine wichtige Frage, die sich fast jeder Unternehmer oder Selbstständige irgendwann stellen wird, ist die nach dem Preis: Wie viel darf ich für eine Stunde meiner Arbeitszeit berechnen? Welcher Stundenlohn ist angenmessen, sodass ich davon leben kann, aber auch nicht vom Auftraggeber abgelehnt werde? Um diesen Wert zu ermitteln ist eine genaue Kalkulation von Stunden- oder Tagessätzen wichtig. Die Klarheit über die errechneten Preise und die finanziellen Bedarfe des Unternehmens helfen dann auch direkt bei der Herausforderung des selbstbewussten Verkaufens der Angebote zu deinen Preisen. Dieser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du deinen Stundensatz berechnen kannst, warum du das tun solltest, Beispielrechnungen und Antworten auf die häufigsten Fragen hierzu.

Was ist ein Stundensatz?

Um die unterschiedlichen Angebote gut bepreisen zu können, ist es sinnvoll, seinen Stundensatz zu berechnen. So kannst du genau ermitteln, wie viel du sinnvollerweise für deine Arbeitszeit in Rechnung stellen kannst.

Ein Stundensatz ist eine Berechnung, wie viel ein Auftragnehmer für seine Arbeit pro Stunde erhält. Er wird in der Regel in Euro pro Stunde ausgedrückt und gemeinsam mit dem Auftraggeber vereinbart. Der Stundensatz basiert in der Regel auf den Erfahrungen, der Qualifikation und anderen Faktoren. In einigen Fällen kann der Stundensatz auch die Lebenshaltungskosten in einem bestimmten Gebiet oder die Marktsituation berücksichtigen.

Wozu brauche ich Stundensätze?

Stundensätze sind eine sinnvolle und wichtige Information zur Berechnung von Projekten oder Angeboten. Indem man die Personalkosten mit den geleisteten Arbeitsstunden multipliziert, kann man leicht die Gesamtkosten berechnen, die abgerechnet werden müssen. Stundensätze sind für Unternehmen wichtig, da sie ihnen eine genaue Berechnung ihrer Personalkosten ermöglichen und dabei helfen, ihre Ressourcen besser zuzuordnen. Auf diese Weise können die Unternehmen sicherstellen, dass alle erbrachten Leistungen berücksichtigt werden und keine Kosten bei der Berechnung der Gesamtkosten unberücksichtigt bleiben. Aus Unternehmenssicht helfen Stundensätze dabei, den Überblick darüber zu behalten, wie viel Zeit in jedes Projekt oder jede Aufgabe investiert wird, und sie können ihre Aktivitäten entsprechend planen. Stundensätze helfen den Unternehmen auch dabei, Gehaltsstrukturen für ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden festzulegen. Insgesamt sind Stundensätze sowohl für Auftraggeber als auch für Auftragnehmer von Vorteil, da sie eine schnelle und genaue Abrechnung ermöglichen. Das alles gilt natürlich auch bei einem Angestelltenverhältnis.

Wie berechnet man den Stundensatz?

Es gibt verschiedene Wege, wie du deinen Stundensatz kalkulieren kannst. Entscheidend ist hier aber nicht das „Wie“, sondern die Tatsache, dass du es überhaupt tust. Hier werden die beiden wohl verbreitetsten Methoden vorgestellt: anhand des vorherigen Gehalts bei einem Arbeitgeber sowie anhand der persönlichen Bedarfe:

Stundensatzkalkulation anhand des bisherigen Gehalts

Dein bisheriges Gehalt (zum Beispiel aus dem letzten Angestelltenverhältnis) kannst du gut als Basis für deine Berechnungen nehmen. Aufbauend auf deinem damaligen Brutto kannst du die anteiligen Beiträge deines Arbeitgebers zur Sozialversicherung (also unter anderem Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) addieren und so auf den gesamten Aufwand an Personalkosten kommen. Dies ist sinnvoll, da du bei einer eigenen Kalkulation als Selbstständiger oder auch für Mitarbeitende ja keine Zuschüsse eines Arbeitgebers mehr bekommst und diese selbst bezahlen musst. Diesen gesamten Kostenblock teilst du dann durch die abrechenbaren Arbeitsstunden und erhältst so deinen passenden Wert. Diese Vorgehensweise macht vor allen Dingen dann Sinn, wenn deine Gehaltszahlungen bislang in deinen Augen angemessen waren und deine Einnahmen für dich ausreichend waren.

Stundensatzkalkulation anhand der Bedarfe zur Deckung der Lebenshaltungskosten

Bei dieser Variante ermittelst du zuerst deinen persönlichen Bedarf oder Wunscheinkommen. Hierfür gehst du von deinen persönlichen Lebenshaltungskosten aus. Auch hier solltest du zusätzlich Zahlungen für die Altersvorsorge (egal ob freiwillige gesetzliche oder private Versicherung oder Vermögensaufbau) berücksichtigen. Außer bei der Ausgangslage (Gehalt vs. Lebenshaltungskosten) gibt es bei der Berechnun des Gesamtaufwandes keinen Unterschied.

Schritt 1: Gesamtaufwand ermitteln

Egal für welche Berechnungsvariante du dich entscheidest: Im ersten Schritt solltest du deinen Gesamtaufwand ermitteln. Hierbei ist es wichtig, alles miteinzubeziehen. Insbesondere die häufig vernachlässigten Punkte Altersvorsorge und (Kranken-)Versicherung sind hier wichtig.

alles miteinbeziehen, auch AG-Anteile, Krankheit, Fortbildungen, unproduktive Zeit, Auslastung etc.

Schritt 2: Deine Kapazität – die abrechenbaren Stunden

Gerne neigen wir dazu, unsere vorhandene Arbeitszeit zu überschätzen. Realistisch betrachtet kann wird aber so gut wie niemand das ganze Jahr über 8 Stunden am Tag produktiv arbeiten. Krankheitszeiten, Urlaube, Fortbildungen, Tagungen etc. sind wichtig bzw. lassen sich nicht vermeiden und in diesen Zeiten kannst du keine produktiven Tätigkeiten vornehmen bzw. abrechnen. Zudem wirst du vermutlich auch Zeiten für Verwaltung oder Akquise aufbringen, die du deinen Kunden ebenso nicht direkt in Rechnung stellen kannst.

Schritt 3: Dein Stundensatz

Aus dem ermittelten Gesamtbetrag und den zur Verfügung stehenden Stunden lässt sich dann durch eine Berechnung dein Stundensatz ermitteln. Dieser dient dir als Basis für künftige Kalkulationen und Angebote.

Um diese Methodik besser zu verstehen, hier ein einfaches Rechenbeispiel:

Beispielrechnung

Michael arbeitet als unabhängiger Unternehmensberater und rechnet seine Dienstleistungen stundengenau ab. Bis kürzlich war er in einer kleiner Beratungsgesellschaft angestellt und hatte dort einen jährlichen Bruttoverdienst von 80.000€. Da er alle freien Mittel direkt für seine Altersvorsorge anlegt, betragen seine Lebenshaltungskosten auch exakt 80.000€ im Jahr. Die Ausgangslage für beide Berechnungsvarianten ist in diesem Beispiel also diesselbe.

Beispielrechnung Schritt 1 – der Gesamtaufwand

Sollte Michael nur 80.000€ Bruttogehalt berücksichtigen, dann würde er sich im Vergleich zu seiner bisherigen Anstellung schlechter stellen. In der Regel teilen sich Arbeitgeber und -nehmer die Beiträge für die Sozialversicherung, d.h. Michael musste bislang nur ca. die Hälfte dieser Beiträge zahlen, während sein Arbeitgeber nochmal ca. 25 Prozent mehr als das Bruttogehalt zahlen musste. Um diese Beispielrechnung einfach zu halten, gehen wir daher von zusätzlichen 25 Prozent Arbeitgeberaufwand aus, die Michael nun zusätzlich erwirtschaften muss. Dies entspricht in diesem Beispiel 20.000€m sodass er 80.000 + 20.000 = 100.000€ erwirtschaften sollte. Da er nun auch das unternehmerische Risiko trägt, ist es ergänzend sinnvoll, auch einen Risikopuffer oder Gewinnaufschlag von ca. 10% einzukalkulieren. Der Gesamtaufwand beträgt dann also 110.000€.

Beispielrechnung Schritt 2 – die Stundenzahl

Die Ermittlung der jährlich verfügbaren Arbeitsstunden erscheint auf den ersten Blick sehr einfach, birgt aber doch ihre Tücken. So überschätzen die meisten, wie viel Zeit sie effektiv arbeiten können. Ein naheliegender Rechenweg ist es, die wöchentliche Arbeitszeit, also z.B. 40 Stunden mit der Anzahl an Wochen pro Jahr zu verrechnen. Das wären im Beispiel 40 Stunden * 52 Wochen = 2.080 Stunden.

Allerdings arbeiten die wenigsten von uns wirklich effektiv das ganze Jahr. Urlaub, gelegentliche krankheitsbedingte Ausfallzeiten oder auch Fortbildungen oder Kongresse reduzieren die jährlichen Arbeitszeiten schnell um 20 bis 30 Prozent. Für unsere Beispielrechnung nehmen wir daher einen Abzug von einem Viertel, also von 25% vor. Aus 2.080 werden dann 1.560 Stunden. Aber auch die verbleibende Arbeitszeit können wir selten komplett direkt in Rechnung stellen, da auch Verwaltungstätigkeiten und Akquise unsere Zeit in Anspruch nehmen. Wenn wir annehmen, dass ca. 2/3 der Zeit abrechenbar ist, dann verbleiben noch 1.040 Stunden.

Beispielrechnung Schritt 3 – der Stundensatz

Mit dem bekannten Gesamtaufwand und der Anzahl an abrechenbaren Stunden ist der letzte Schritt sehr einfach. Wir verteilen den Aufwand auf die zur Verfügung stehenden Stunden und erhalten den Stundensatz:

110.000€ / 1.040 Stunden = 106€ pro Stunde (gerundet auf ganze Euro)

Natürlich ist diese Rechnung stark vereinfacht, sind hier noch keine Sachkosten, Steuern o.ä. berücksichtigt. Für das Verständnis der Kalkulation nehmen wir dies aber gerne in Kauf.

Berechnungshilfen – Excel & Co.

Natürlich kannst du Schritt für Schritt die Anleitung befolgen und mit deinen Werten die Kalkulation durchführen. Einfacher geht das aber mit einem kleinen Berechnungstool, z.B. einer einfachen Excel-Vorlage. Melde dich gerne bei mir via LinkedIn-Nachricht und ich sende dir gerne ein kleines Tool zu.

Fazit: Ein gut kalkulierter Stundensatz hilft zum Erfolg

Wie du siehst ist die Berechnung deines Stundensatzes keine Raktenwissenschaft, sondern mit einfachen Mitteln leistbar. Trotzdem tun sich enorm viele Selbstständige, aber auch Unternehmer damit schwer und verkaufen sich häufig unter Wert, erscheint ein angemessener Preis doch im ersten Moment sehr hoch. Das ist er aber nicht und du solltest deinen besten Mitarbeiter gut bezahlen – und das bist du selbst!