Controlling – Was ist das und wofür brauche ich das?
Viele Menschen denken beim Wort Controlling instinktiv an Kontrolle. Der Controller kontrolliert, ob ein Unternehmen gut läuft und die Mitarbeitenden gute Arbeit leisten. Diese Definition mag in manchen Unternehmen so gehandhabt werden; Controlling ist aber viel mehr.
Was ist Controlling?
Das englische Wort “to control” kann zwar auch mit kontrollieren übersetzt werden, die bessere und passender Übersetzung ist jedoch steuern. Recht einfach merken können sich das vermutlich Gamer, die mit einem Controller in der Hand ja auch das Spiel steuern und nicht kontrollieren.
Dies zeigt sich auch an der Definition. Danach ist Controlling ein “Teilbereich des unternehmerischen Führungssystems, dessen Hauptaufgabe die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche ist”. Gabler Wirtschaftslexikon
Die Kontrolle gehört also dazu, ist aber längst nicht alles. Vielmehr steckt in jedem Unternehmer ein Controller – ob er will oder nicht. Denn selbst wer kein Interesse an Unternehmenskennzahlen und ähnlichem hat – das Business will geplant und gesteuert werden.
Aufgaben des Controlling
Das Controlling hilft Unternehmern bei den wichtigen strategischen und operativen Entscheidungen. Hierzu gehören vor allem die folgenden 4 Hauptaufgaben:
1. Planung
Anhand historischer Daten, eigener Annahmen oder sonstiger Informationen stellt das Controlling oder die Unternehmensleitung einen Plan auf. Dies können finanzielle Ziele sein, aber auch ganz andere Bereiche betreffen. So kann beispielsweise auch die Verbesserung der Kundenzufriedenheit ein gewichtiges Ziel sein.
2. Koordination
Direkt im laufenden Betrieb, also im Kernprozess des Unternehmens ist die Hauptaufgabe des Controlling die Steuerung oder Koordination. Sind die Rahmenbedingungen noch wie geplant oder müssen Anpassungen vorgenommen werden. Bei kurzfristigen Abweichungen oder Problemen muss bei Bedarf auch die Planung leicht angepasst werden.
3. Analyse & Kontrolle
Wer sich Ziele setzt, sollte diese natürlich auch messen. Diese Aufgabe entspricht am ehesten dem allgemeinen Bild des zahlenverrückten Controllers. Bei der Analyse wird geprüft, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden und worin mögliche Abweichungen begründet sind. Wurden die finanziellen Ziele erreicht? Aber auch qualitative Themen wie die oben genannte Kundenzufriedenheit können gemessen werden. Hierbei sucht das Controlling nach möglichen Stellschrauben, wie das Business besser aufgebaut werden kann, um künftig die Ziele zu erreichen.
4. Information
Um künftig besser zu planen, müssen die Erkenntnisse natürlich auch bekannt sein. Die relevanten Informationen werden in einem Reporting oder Berichtswesen aufbereitet. Hier werden zentrale Ergebnisse und Kennzahlen aufbereitet, sodass der Unternehmer oder seine Partner auf einen Blick alles wichtige sehen können. Hiermit kann dann die Planung angepasst und die Unternehmenssteuerung verbessert werden. Das Controlling ermöglicht also einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen.
Welche Arten von Controlling gibt es?
Als zentrale Management-Funktion ist Controlling sehr vielschichtig. Zudem steckt in jedem Beteiligten in einem Unternehmen immer zumindest ein kleiner Controller.
Daher ist es sinnvoll, die verschiedenen Aufgaben und Funktionen im Controlling zu unterscheiden:
operativ vs. strategisch
Das operative Controlling steuert die kurzfristige bis mittelfristige Unternehmensentwicklung. In diesem Bereich wird viel mit finanziellen quantitativen Kennzahlen gearbeitet. Anhand von Gewinn, Rentabilität etc. werden direkt Erkenntnisse gewonnen. Damit können schnell kleinere Anpassungen vorgenommen werden,
Das strategische Controlling hingegen befasst sich mit der langfristigen Unternehmensplanung. Hier werden Chancen, Risiken und externe Faktoren betrachtet. Es geht um qualitative Entscheidungen und künftige Erfolgspotenziale oder Marktanteile.
Finanzen vs. Funktionen
Das Finanzcontrolling entspricht am meisten dem, was Menschen mit dem Controlling verbinden. Mit Zahlen aus der Buchhaltung oder der Liquiditätsrechnung werden Analysen gemacht und wirtschaftliche Ziele abgeleitet.
Das funktionale Controlling kann auch ganz andere Daten verwenden. Diese können je nach Branche aus Warenwirtschaftssystemen, der Personalstatistik oder beim Online-Business aus diversen Online-Tools.
Wozu brauchst du ein Controlling?
“Nur wer weiß, wo er hinsegeln will, setzt die Segel richtig” – Jürg Meier
Wie bei einem Segelboot, so sollte auch bei einem Unternehmen das Ziel klar sein. Ohne konkretes Ziel vor Augen, ist es sehr unwahrscheinlich, genau dort anzukommen. Eine Schiffsreise mit dem Segelboot will gut geplant sein und trotzdem muss unterwegs noch gesteuert und koordiniert werden. Und wenn ein Sturm aufzieht oder andere unvorhergesehene Dinge geschehen, muss direkt gehandelt und umgesteuert werden.
Genau so ist es auch mit deinem Business. Mit klarem Ziel vor Augen und einem guten Plan kannst du dich direkt auf den Weg machen. Aber erreichen wirst du dein Ziel nur, wenn du auch auf Unvorhergesehenes reagierst.
Wie du dir ein Controlling aufbauen kannst
Du möchtest die Segel setzen und für dein Business ein kleines Controlling-System aufbauen?
Hierfür bietet sich folgende einfache Vorgehensweise an:
Schritt 1: Analyse
Bevor du dir irgendwelche Ziele setzen kannst, sollte erstmal eine Bestandsanalyse erfolgen. Wie sehen die aktuellen wirtschaftlichen Zahlen aus? Wie groß ist der Gewinn? Wie ist die Liquidität, also vereinfacht gesprochen dein Kontostand?
Zudem sind je nach Business-Modell auch deine funktionalen Daten wichtig. Wie ist die Kundenzufriedenheit, die Qualität oder die Conversion Rate?
Am Ende der Analyse sollte dir klar sein, wie dein Unternehmen aktuell aufgestellt ist – Zahlen- und faktenbasiert und nicht nach Gefühl.
Schritt 2: Planung / Budget
Wenn die Ausgangslage klar ist, kannst du dich um die Planung kümmern. Setze dir klare und realistische Ziele. Und ganz wichtig: Verfasse diese schriftlich und detailliert, sodass du diese immer im Blick hast. Aufgeschriebene Ziele sind bereits ein erster Budgetplan.
Hilfreich bei der Zielformulierung ist es, die Ziele SMART zu formulieren. Ein Ziel ist dann SMART, wenn es folgende Bedingungen erfüllt:
- S → spezifisch, also so konkret wie möglich
- M → messbar
- A → attraktiv und erreichbar
- R → realistisch und angemessen, also auch realisierbar
- T → terminiert
Diese SMART-Methode wurde von Peter Drucker entwickelt, um sich mit klarem Fokus auf die Erreichung der wirklich wichtigen Ziele zu konzentrieren.
Schritt 3: Abgleich / Reporting
Wenn die Ausgangslage und die ZIelsetzung klar sind, ist schon die wichtigste Basis für dein Unternehmen gelegt. Der nächste Schritt ist es dann, zu prüfen, ob du noch auf dem richtigen Weg bist:
- Werden die Ziele erreicht?
- Gibt es Abweichungen vom Plan und wenn ja, warum?
- Welche Anpassungen müssen vorgenommen werden, um die Ziele trotzdem zu erreichen?
Dies sollte regelmäßig erfolgen, sodass du frühzeitig auf Abweichungen reagieren kannst.
Schritt 4: Forecast / Hochrechnung
Wir haben keine Glaskugel und können nicht in die Zukunft sehen. Aber auf Basis deiner bisherigen Erfahrungen und Kennzahlen, kannst du durchaus Hochrechnungen machen und mögliche künftige Entwicklungen berechnen. Hierbei kannst du bei Bedarf auch mit Szenarien arbeiten und mögliche Auswirkungen berechnen.
Schritt 5: Ableitungen und Umsetzung
Wenn du dich um Analyse, Planung und Reporting gekümmert hast, dann bist du schon sehr gut aufgestellt. Noch besser ist dein kleines Controlling, wenn du mit Hochrechnungen und Szenarien arbeitest.
Aufbauend darauf kannst du dann viele Dinge ableiten und umsetzen. Hier nur eine kleine Sammlung an möglichen Ableitungen:
- Ziele und Aufgaben können besser an Mitarbeitende oder Freelancer kommuniziert werden
- Unternehmensziele können auf Bereichsziele oder Mitarbeiterziele heruntergebrochen werden
- Du kannst Anreizsysteme, Boni, Provisionen und ähnliches entwickeln
Dein Controlling organisieren
Wenn dein Business noch überschaubar ist, solltest du das Controlling am besten zur Chefsache machen und dich selbst darum kümmern. Bei größeren Unternehmen oder wenn du dich hiermit überfordert fühlst, kannst du dir aber natürlich auch Hilfe holen. Dies kann ein Mitarbeiter oder auch ein externer Controller sein.
Fazit: Darum ist Controlling für jedes Unternehmen wichtig
Wie bei einem Segelboot, bei dem du erst das Ziel wissen und dann die Segel setzen solltest, ist es auch mit dem Business. Ohne Klarheit über die eigenen Ziele ist es schwierig, diese zu erreichen.
Auch wenn dir das bislang noch nicht bewusst war: In jedem Unternehmer steckt zumindest ein kleiner Controller. Mit wenig Aufwand kannst du dir ein einfaches Controlling-System aufbauen und ab sofort sicherer dein Unternehmen steuern.
Du weißt, dass ein Controlling für dein Business wichtig wäre? Fühlst dich aber momentan damit noch überfordert und weißt nicht, wie du am besten anfangen sollst?
Dann melde dich gerne bei mir für ein kostenfreies Erstgespräch. Gemeinsam besprechen wir, wie du am besten vorgehst.