Dein Business läuft mehr schlecht als recht und die Ergebnisse stellen dich gar nicht zufrieden? Damit bist du sicherlich nicht allein, auch wenn die wenigsten gerne über solche Probleme reden. Eine vergleichsweise einfache Methode, innerhalb kürzester Zeit schonungslose Klarheit über deine wirtschaftliche Situation zu bekommen und diese sofort zu verbessern ist das sogenannte Profit First. Das nicht gerade bescheiden formulierte Versprechen hierbei ist es, jedes Unternehmen „von einem kapitalfressenden Monster in eine Geldmaschine zu verwandeln“. Wie das genau funktioniert und ob dieses Versprechen zu halten ist, das zeigt dir dieser Artikel hier auf. Dazu klären wir zuerst, woher das System kommt und wie es funktioniert, um es dann anhand von Beispielen besser zu verstehen und die häufigsten Fragen hierzu zu klären.

Was bedeutet Profit First?

Profit First ist ein von Mike Michalowicz entwickeltes System, das Unternehmern hilft, ihre finanzielle Situation zu verbessern. Sie werden ermutigt, zuerst Geld für sich selbst zu entnehmen und nicht mehr als nötig auszugeben. Dafür wird empfohlen, einen bestimmten Prozentsatz der Einnahmen an sich selbst auszuzahlen, um eine Notfallreserve und Ziele zu finanzieren. Dieses System funktioniert ähnlich wie die Arbeit mit Budgets und bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, ihr Geld richtig zu verwalten und effizienter zu nutzen. Zudem können Unternehmer hierbei lernen, mehr von ihren Einnahmen bei sich zu behalten und damit auch langfristig erfolgreicher zu werden. Zudem ist damit jederzeit klar sichtbar, wie die Finanzen des Unternehmens aussehen und wie viel für Ausgaben oder Investitionen zur Verfügung steht.

Wie funktioniert das Ganze?

Das Profit-First-System besteht in erster Linie aus 2 kleinen Veränderungen: der sogenannten „neuen Erfolgsformel“ und dem Prinzip der kleinen Teller, die hier vorgestellt werden:

Die neue Erfolgsformel: Fokussiere den Gewinn, nicht die Kosten

Eine kleine, auf den ersten Blick kaum verständliche Änderung an der Berechnung bildet die Grundlage. Durch Ausbildung, Buchführung etc. sind wir es gewohnt mit folgender Formel zu arbeiten:

Umsatz – Kosten = Gewinn

Diese wird bei Profit First „auf den Kopf gestellt“ und lautet ab sofort:

Umsatz – Gewinn = Kosten

Mathematisch und logisch gesehen kein Unterschied, wirkt diese kleine Änderung aber doch. Diese kleine Umstellung der Berechnung sorgt dafür, dass dein Unternehmen und du den Fokus erst auf den Gewinn legen. So werden dein Profit oder Gehalt am Umsatz festgemacht und direkt entnommen oder auf andere Konten überweisen. So zahlst du dich zuerst selbst und bekommst nicht mehr nur das, was am Ende übrig bleibt. Die Änderung ist also vor allen Dingen psychologisch relevant und hilft dir auch mental.

Das Prinzip der kleinen Teller: Jeder Euro hat seine eigene Aufgabe

Um dies umzusetzen, wird jedem eingenommenen Euro eine spezielle Aufgabe zugeteilt. Er dient entweder deinem eigenen Unternehmergehalt, dem Gewinn deines Unternehmens, den Steuern oder den Betriebsausgaben. Sämtliche Umsätze landen nach ersteinmal auf einem Einnahmenkonto und werden dann direkt den einzelnen Positionen zugeteilt. Anders formuliert landet jeder Euro auf einem für ihn vorgesehenen Teller, daher spricht Michalowicz auch vom „Prinzip der kleinen Teller“. In der Praxis wird das aber natürlich nicht mit Tellern, sondern mit separaten Bankkonten erledigt.

Die Verteilung der Einnahmen auf die einzelnen Konten erfolgt nach festen Prozentwerten und wird konsequent eingehalten. Bevor du also Ausgaben tätigst, zahlst du immer zuerst dich selbst, erwirtschaftest einen Gewinn und legst Geld für die Steuer beiseite (diese Geld verwahrst du faktisch nur treuhänderisch für das Finanzamt und gehört dir auch nicht, du solltest es also auf keinen Fall ausgeben!). Es handelt sich also um recht einfaches System, das dir aber sofort Transparenz schafft und hilft, dein Unternehmen besser in den Griff zu bekommen.

Welche Konten du anlegen solltest

Zur Umsetzung des Prinzips der kleinen Teller brauchst du mehrere verschiedene Bankkonten. Am einfachsten ist es, wenn das direkt bei deiner Bank möglich ist, aber auch mit verschiedenen Bankinstituten kannst du das einfach umsetzen. Zum Grundmodell von Profit First gehören insgesamt 5 Konten (dies lässt sich aber bei Bedarf natürlich auch noch weiter ausbauen, wenn du für deine konkrete Umsetzung mehr Teller brauchst, z.B. für Gehälter):

1. Einkommenskonto

Hier gehen alle deine Einnahmen ein. Es handelt sich also um die Bankverbindung, auf die deine Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Dies ist quasi der Ausgangspunkt, da an diesem zentralen Sammelpunkt die Gelder eingehen und weiterverteilt werden. Dies ist entspricht in der Regel am ehestern deinem bestehenden Geschäftskonto.

2. Gewinnkonto

Dein ab sofort wichtigstes Bankkonto ist das für den Gewinn bzw. Profit. Ein fester prozentualer Anteil deiner Einnahmen wird direkt hierher überwiesen und ist damit deines! Es gehört dir und ist deine Belohnung dafür, dass du unternehmerisches Risiko eingegangen bist und hart gearbeitet hast. Daher solltest du deinen Profit auch auf keinen Fall zur Bezahlung von Rechnungen oder ähnlichem nutzen.

3. Steuerkonto

Ein weiterer fester Prozentsatz deiner Einnahmen geht auf das Steuerkonto. Alle anteiligen Steuerzahlungen, die du erhalten hast, gehören nicht dir, sondern dem Finanzamt! Du solltest also auch diese Beträge auf keinen Fall ausgeben.

4. Gehaltskonto

Der wichtigste Mitarbeiter in deinem Unternehmen bist DU! Und damit verdienst du dir ein angemessenes Gehalt – auch und gerade in der Selbstständigkeit. Schließlich bist du Geschäftsführer, Management und häufig auch ausführende Kraft in einem. Nur wenn du auch deine eigenen Finanzen im Griff hast und am Ende des Monats noch deine privaten Rechnungen bezahlen kannst, kannst du dich mit Herz und Nieren auf dein Business konzentrieren.

5. Ausgabenkonto

Von deinem Einkommenskonto wird der Restbetrag (nach Abzug der anderen Anteile) auf das Ausgabenkonto transferiert. Dieses verbliebene Budget wird für alle betrieblichen Ausgaben verwendet und muss hierfür ausreichen. Die Tatsache, dass dies der letzte Schritt in der Rechnung ist, wirkt sehr disziplinierend und du kannst sogenannte Schwarze Löcher oder Geldfresser schnell identifizieren und dagegen vorgehen.

Natürlich könntest du theoretische all diese Verteilungen auch in Excel oder der Buchhaltung vornehmen. Um aber zu erreichen, dass Profit First dich wirklich weiterbringt, solltest du nicht nur monatlich eine fiktive Umbuchung vornehmen, sondern wirklich mit mehreren Bankkonten arbeiten. So hilft dir das System, jederzeit einen guten Überblick zu haben und gesund wachsen zu können.

Beispielrechnung

Die Unternehmerin Petra bietet Unterstützung für gestresste Selbstständige in Form eines Coaching an und erhält hierfür nach Abschluss jeweils 2.000 Euro auf ihr Einnahmenkonto gutgeschrieben. Direkt nach Zahlungseingang leert sie dieses und verteilt den Betrag wie folgt auf die „unterschiedlichen Teller“:

• 20% auf das Gewinnkonto = 400€ Profit
• 30% auf das Steuerkonto = 600€ Rücklagen für die Steuerzahlung
• 30% auf das Gehaltskonto = 600€ Gehaltszahlung 
• 20% auf das Ausgabenkonto = 400€ zur Deckung der laufenden Kosten

Durch die konsequente Nutzung des Systems kann sie gar nicht mehr Geld ausgeben, als ihr für Ausgaben zur Verfügung stehen. So bleiben Umsatz und Kosten in einem gesunden Verhältnis und ihr Coaching-Business ist finanziell gut versorgt.

Häufig gestellte Fragen

Warum ist Profit First wichtig für mich als Unternehmer?

Durch die konsequente Nutzung der Methode hast du immer den Überblick über die aktuelle finanzielle Situation deines Unternehmens. Außerdem trainierst du dich und dein Mindset dazu, konsequent auch deinen wichtigsten Mitarbeitenden zu bezahlen: Dich!

Für welchen Unternehmertyp eignet sich Profit First?

Es ist für Unternehmen jeder Größe und in jeder Phase geeignet, auch für die Betriebe, die noch nicht profitabel sind.

Wie viele Konten brauche ich für die Umsetzung?

In der Grundvariante benötigst du 5 unterschiedliche Bankkonten: Ein Einnahmenkonto, ein Gewinnkonto, eines für den Unternehmerlohn, eines für die Steuerrücklagen und noch eines für die Betriebsausgaben. Natürlich kannst du die Anzahl aber auch noch steigern und mit noch differenzierteren Geldtöpfen bzw. Tellern arbeiten.

Ich habe bislang nur Verluste. Macht das System für mich dann überhaupt Sinn?

Ja, denn je früher du nach der Gründung damit beginnst, dich selbst in den Vordergrund zu rücken, destso schneller wirst du alle Vorteile nutzen können. Bezahle dich zuerst – ab Beginn deiner Selbstständigkeit und du wirst gar nicht die Chance haben, ein kapitalfressendes Monster zu erschaffen. Wenn du schon frühzeitig weiß, wie sich mehr Umsatz auf deine Liquidität auswirken wird, dann siehst du nicht erst am Ende des Tages, wie es gelaufen ist, sondern kannst deine Unternehmensfinanzen schon kompetent planen.

Ist es nicht riskant, nur mit Schätzwerten zu rechnen? Insbesondere für die Steuer?

Wahrscheinlich wirst du bei deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin damit keine Freudensprünge auslösen. Und natürlich wirst du deine Steuerzahlung an das Finanzamt nicht anhand deiner (internen) Zuordnungen errechnen. Trotzdem kannst du durch ein einfaches System den Überblick behalten und ausreichende Rücklagen aufbauen. Durch einen Abgleich mit den tatsächlichen Steuerzahlungen kannst du das System dann immer weiter für dich optimieren.

Wie kann ich das System am besten umsetzen?

Wenn du für dein Unternehmen das Profit-First-System einführen willst, solltest du zu allerst die Grundlagen des Prinzips verstehen, die passenden Konten eröffenen, deine prozentuale Aufteilung der Teller festlegen und das ganze soweit wie möglich automatisieren. Du willst hierfür ja keine große Buchhaltung aufbauen, sondern mit möglichst wenig Zeitaufwand effektiv dein Finanzmanagement erledigen. Wenn du wissen willst, welche Banken hierfür geeignet sind und wie du das Prinzip ganz konkret umsetzen kannst, dann lies gerne diesen Leitfaden, in dem ich dir Schritt für Schritt erkläre, wie das selbstständig umsetzen kannst. 

Du bist Unternehmer und möchtest das Profit First System einsetzen? Hier findest du mehr:

Wenn du dich tiefer mit den Prinzipien und Methoden von Profit First auseinandersetzen willst, dann empfehle ich dir das gleichnamige Buch Profit First von Mike Michalowicz. Dieses kannst du sowohl in der englischsprachigen Originalausgabe* oder auch in der deutschen Übersetzung* lesen. Wenn für dein Unternehmen die deutschen (Steuer-)Gesetze relevant sind, dann empfehle ich dir die Übersetzung mit Ergänzungen von Benita Königbauer für den deutschsprachigen Raum (sie war und ist die erste Profit First Professional Beraterin in Deutschland). Neben dem Buch bietet auch die Website https://www.profit-first.de/ umfassende Informationen.

Gerne unterstütze ich dich auch dabei, dein Unternehmen profitabel zu machen und das System umzusetzen. Hierfür habe ich einen Leitfaden erstellt, den du hier findest. Wenn du noch weitere Fragen hast oder ich dich bei der Umsetzung unterstützen kann, dann melde dich doch gerne bei mir. Entweder per Nachricht auf LinkedIn oder du kannst auch direkt einen Termin mit mir vereinbaren, dann schauen wir gemeinsam auf deine aktuelle Situation.

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