Warum du deine Kennzahlen im Blick behalten solltest

Als Gründer oder Unternehmer brennst du vermutlich für dein Business. Voller Begeisterung setzt du deine Ideen um und erfreust dich daran, dein Unternehmen wachsen zu sehen und erste Erfolge zu feiern. Mit nervigen Verwaltungstätigkeiten willst du dich verständlicherweise noch nicht befassen – und mit Zahlen und Daten schon gar nicht.

Aber wenn du ehrlich zu dir selbst bist weißt du eigentlich ganz genau, dass du dich eigentlich schon mit deinen Zahlen befassen solltest. Warum es besser ist, damit so früh wie möglich zu beginnen und wie du dabei vorgehst, findest du folgenden Artikel.

Wozu brauchst du Unternehmenskennzahlen überhaupt?

Du hast bestimmt ein sehr gutes Bauchgefühl dafür, wie dein Business läuft. Schließlich hast du es selbst aufgebaut und viel Zeit in den Unternehmensaufbau gesteckt. Auf dieses Bauchgefühl solltest du dich aber nicht dauerhaft verlassen. Zum einen kannst du dabei auch mal daneben liegen, zum anderen steigt die Komplexität mit dem Wachstum zunehmend an.

Besser ist es, wenn du dir konkrete Ziele setzt und diese immer im Blick behältst und dein Unternehmen darauf ausrichtest. 

Dabei können dir Kennzahlen helfen. Mit ihnen behältst du den Überblick über die Entwicklung deines Unternehmens und kannst dieses danach ausrichten. So wie ein Kompass zu jeder Zeit die Himmelsrichtungen weist, verschaffen dir deine Unternehmenskennzahlen den Überblick, wo du mit deinem Business gerade stehst und was wirklich relevant ist. Und helfen dir damit, deine Ziele zu erreichen.

Was ist eine Kennzahl?

Eine Kennzahl ist eine Messgröße, die dich bei der Beurteilung deines Unternehmens unterstützt. Mit Kennzahlen lassen sich komplexe Zusammenhänge einfach und zielgerichtet darstellen, sprich: Sie liefern dir die Informationen, die du benötigst, um dein Unternehmen steuern zu können.

Mit Hilfe deiner relevanten Unternehmenskennzahlen kannst du frühzeitig Probleme oder Schwächen erkennen,  aber auch Chancen und Stärken identifizieren. Sie liefern dir die wirklich erfolgsrelevanten Informationen – auf einen Blick.

Welche Kennzahlen sind für dein Unternehmen wirklich wichtig?

Damit dich deine Unternehmenskennzahlen auch wirklich bei der Arbeit unterstützen, solltest du diese sorgfältig auswählen. Zu viele oder unpassende Kennzahlen helfen dir nicht weiter. Im schlechtesten Fall verwirren sie dich sogar und du siehst vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr; sprich du verlierst komplett den Überblick.

Daher ist es besonders wichtig, bei der Auswahl der Kennzahlen sehr gründlich vorzugehen und nur das zu messen, was dich wirklich bei deinen unternehmerischen Entscheidungen weiterbringt. Auch ein Kompass könnte noch andere Informationen ausgeben – inwieweit die Temperatur oder der Luftdruck aber bei der Suche nach dem richtigen Weg helfen, ist fraglich.

Bei der Auswahl kannst du verschiedene Kategorien von Kennzahlen wählen:

absolute Kennzahlen

Hierbei handelt es sich um Kennzahlen, die aus einer festen Zahl oder Information bestehen oder aus Summe, Differenzen oder auch Durchschnittswerten gebildet werden. Beispiele für absolute Kennzahlen sind der Gewinn, der Kontostand oder die Fixkosten. 

Durch absolute Kennzahlen kann die aktuelle Situation oder auch ein einzelnes Ereignis beschrieben werden. Häufig reicht dies jedoch nicht aus, um Erkenntnisse oder Bewertungen abzuleiten und Entscheidungen für die Weiterentwicklung des Unternehmens zu treffen. Aus diesem Grund werden häufig relative Kennzahlen ermittelt.

relative Kennzahlen

Im Gegensatz zu den absoluten Kennzahlen handelt es sich nicht um eine feste Information, sondern es werden mehrere Kennzahlen zueinander ins Verhältnis gesetzt. Damit lässt sich die aktuelle Entwicklung besser abbilden und verstehen. Auch für die Planung und Steuerung des Unternehmens können relative Kennzahlen von Vorteil sein.

Beispiele für relative Kennzahlen sind die Rentabilität, die Umsatzrendite oder die Krankheitsquote.

Wie kannst du die richtigen Unternehmenskennzahlen auswählen?

Um aus der schier unendlichen Menge an möglichen Kennzahlen die richtigen für dein Business auszuwählen, solltest du ein paar wenige Grundsätze befolgen und dich immer fragen, wofür dir diese Kennzahl hilft.

Grundsätze für die Kennzahlenauswahl

Bei der Auswahl deiner wirklich wichtigen Unternehmenskennzahlen solltest du 3 Grundsätze beachten:

1. so wenige Kennzahlen wie möglich
2. so viele Kennzahlen wie nötig
3. nur klar verständliche Kennzahlen auswählen 

Wenn du einmal angefangen hast, dich mit deinen Zahlen zu beschäftigen kann es sein, dass es dir plötzlich Spaß macht. Oder du siehst, was es alles für Möglichkeiten gibt und fängst an, alles zu messen. Im schlechtesten Fall verlierst du dann den Überblick und gibst ganz auf. Darum fokussiere dich wirklich nur auf die Kennzahlen, die du brauchst und verstehst und mit denen du dein Business steuern kannst.

Grundfrage: Wofür brauche ich diese Kennzahl?

Bevor du eine Kennzahl in dein Berichtswesen aufnimmst, solltest du dir immer folgende Fragen stellen: Was bringt mir diese Information? Wofür brauche ich das?

Wenn du das nicht klar und schnell beantworten kannst, dann ist diese Kennzahl für dich zu diesem Zeitpunkt nicht relevant. Du solltest keine Zeit für die Definition, Auswertung und Interpretation von Kennzahlen aufwenden, die für dich gar nicht wichtig sind.

Willst du mehr über die Auswahl der richtigen Kennzahlen wissen? Dann lies hier, wie du Schritt für Schritt genau deine Unternehmenskennzahlen findest.

Mit welchen Tools du deine Kennzahlen im Blick behältst

Wenn du dir klar darüber geworden bist, welche Informationen für dein Unternehmen wirklich wichtig sind, musst du im nächsten Schritt diese Kennzahlen natürlich auch ermitteln und im Blick behalten. Hierzu kannst du verschiedene Tools oder Methoden nutzen.

Buchhaltungssoftware

Du hast eine Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder sevdesk im Einsatz? Dann hast du ganz viele relevanten Informationen schon dort erfasst. Diese solltest du dann auch direkt für die Steuerung deines Unternehmens nutzen. Hierfür kannst du entweder Berichte oder Dashboards der Anbieter nutzen oder deine Daten exportieren und auf anderem Wege weiterverarbeiten.

Excel / Tabellenkalkulation

Eines der weitverbreitetsten Tools hierfür sind gängige Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel oder Google Tabellen. Diese bieten fast unzählige Möglichkeiten der Weiterverarbeitung und Aufbereitung deiner Daten. Diese viele Möglichkeiten können natürlich aber auch abschreckend sein. Insbesondere wenn du kein Zahlenmensch bist, schrecken die vielen Möglichkeiten natürlich schnell ab. 

Mit etwas Einarbeitung und dem Fokus auf das Wesentliche kannst du das aber schnell und effizient nutzen.

Spezial-Software für Controlling

Du hast spezielle Anforderungen oder schon eine kleine Controlling-Abteilung? Dann kann auch eine spezielle Controlling-Software sinnvoll sein. Hierzu gehören beispielsweise Data Warehouse Systeme oder auch Speziallösungen für die Liquiditätsplanung. Für deine ersten Schritte in der Unternehmenssteuerung mit Kennzahlen wirst du eine solche Spezialsoftware aber in der Regel noch nicht benötigen.

Dashboards

Für einen schnellen Überblick kann auch ein Berichtswesen mit Dashboards sinnvoll sein. Dies ist übersichtlicher und anwenderfreundlicher als Excel, zugleich aber noch nicht so komplex wie eine Spezialsoftware. Insbesondere wenn Kennzahlen für mehrere Personen relevant sind, kann ein solches Dashboard eine gute Lösung sein. Ein sehr verbreitetes Tool hierfür ist das Google Dashboard.

Zettel und Stift

Wenn du keine Lust auf technische Lösungen hast und gerne von Hand schreibst, kannst du das natürlich auch alles mit einem Bleistift und Papier machen. Für wenige einfache Kennzahlen kann das durchaus funktionieren, bei zunehmender Komplexität wirst du hiermit aber vermutlich irgendwann an deine Grenzen kommen.

Warum du dich nicht alleine auf deinen Steuerberater verlassen solltest

Du fragst dich, warum du das überhaupt alles selbst machen sollst, wo du doch bereits einen Steuerberater hast?

Sicherlich kann ein guter Steuerberater dir einige der Aufgaben abnehmen und dich über wichtige Dinge informieren. Aber die Hauptaufgabe des Steuerberaters ist, wie schon der Name sagt, das Thema Steuern. Ein absolut wichtiger Bestandteil deiner Finanzen, aber eben auch nur ein Teil. Viele Steuerberater sind zugleich auch gute betriebswirtschaftliche Berater, ihr Schwerpunkt liegt aber eben im Bereich Steuern.

Aus diesem Grund solltest du deine wesentlichen Kennzahlen selbst im Blick haben. Du kannst alle Informationen das ganze Jahr über nur in einem Schuhkarton sammeln und dann deinem Steuerberater bringen. Im schlechtesten Fall ist es dann aber bereits zu spät, um auf Fehlentwicklungen zu reagieren.

Wie oft sollte ich meine Unternehmenskennzahlen im Blick behalten?

Genauso wie bei der Anzahl der ausgewählten Kennzahlen ist auch hier weniger mehr. Bei einem laufenden Unternehmen brauchst du wie auch im privaten Bereich nicht mehrmals täglich den Kontostand überprüfen. Ebenso brauchst du nicht ständig die Rentabilität messen.

Einmal im Monat die relevanten Kennzahlen messen und prüfen, ob noch alles im grünen Bereich ist, sollte für kleinere Unternehmen gut ausreichen.

Wie organisiere ich das am besten?

Je nach Unternehmensgröße gibt es hier natürlich viele verschiedene Varianten: vom kleinen Berichtswesen für Einzelunternehmer bis zur ganzen Controlling-Abteilung im großen Konzern. Auf jeden Fall solltest du hierfür einen klaren Prozess und eine Routine etablieren: den Monatsabschluss.

Eine einfache Möglichkeit hierfür ist es, immer am Monatsersten folgende Punkte abzuarbeiten:

• alle noch offenen Rechnungen stellen + Geldeingänge überwachen
• Buchungen für den Vormonat abschließen
• Kennzahlen aktualisieren und im Berichtswesen veröffentlichen

Idealerweise führt den Monatsabschluss immer die gleiche Person durch. Entweder du selbst oder ein fest damit beauftragter Mitarbeiter oder Freelancer.

Fazit: Darum solltest du deine Unternehmenskennzahlen unbedingt im Blick behalten

Um dein Business zu jeder Zeit sicher führen zu können, helfen dir Unternehmenskennzahlen. Diese bringen alle erfolgsrelevanten Informationen einfach und verständlich auf den Punkt. Somit kannst du deine unternehmerischen Entscheidungen immer auf Fakten stützen und musst nicht nach Bauchgefühl steuern. Wenn du in Richtung Norden gehen willst, verlässt du dich ja auch nicht auf dein Gefühl, sondern auf einen Kompass oder ein Navigationssystem.

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