Um ein Unternehmen nachhaltig erfolgreich führen zu können, müssen ständig wichtige Entscheidungen getroffen werden. Viele Unternehmer haben ein sehr gutes Gefühl für „ihr Geschäft“ und treffen daher insbesondere in den ersten Jahren viele Entscheidungen intuitiv richtig. Um dauerhaft erfolgreich zu sein, sollte das Unternehmen aber auf Basis von Zahlen, Daten und Fakten gesteuert werden. Hierbei kann die Nutzung eines verlässlichen Controlling-Systems sinnvoll sein. Egal ob Familienunternehmen, KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) oder Einzelunternehmer – ein gutes und kompaktes Controlling ist das Fundament für den langfristigen Erfolg. Denn nur so hast du jederzeit den Überblick über deine Finanzen und den Zustand des eigenen Unternehmens.

Auch wenn du bereits mit einem Steuerberater zusammenarbeitest und der sich um deine Zahlen kümmert, solltest du dir noch selbst einen guten Überblick haben – der Hauptfokus und die Qualifikation liegt beim Steuerberater auf der Optimierung der Steuerlast und nicht auf der betriebswirtschaftlichen Beratung.

In diesem Artikel findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konzeption wie du dein eigenenes Controlling-System aufbauen kannst.

Schritt 1: IST-Analyse – Wie steht das Unternehmen aktuell da?

Vor dem Aufbau eines eigenen Controllings ist es sinnvoll, sich einen Überblick über den aktuellen Zustand des Unternehmens zu verschaffen. Wichtig für eine solche Bestandsaufnahme sind natürlich in erster Linie die finanziellen Daten aus der Buchhaltung: Wie sehen die aktuellen wirtschaftlichen Zahlen aus? Wie groß ist mein Umsatz, wie hoch ist der Gewinn? Wie ist die Liquidität, also vereinfacht gesprochen dein Kontostand und wann fließen die Zahlungen, der Cash flow? Je nach Geschäftsmodell können aber auch noch ganz andere Informationen relevant sein: Wie ist die Kundenzufriedenheit, die Qualität oder die Conversion Rate?

Sofern vorhanden sind hier Jahresabschlüsse, die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), die monatliche BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung), die Deckungsbeitragsrechnung und auch die Liquidität die ersten Datenquellen, die genutzt werden können. Wenn diese gut strukturiert und kategorisiert sind, kannst du hier bereits die ersten für dich relevanten Kennzahlen auswählen und ermitteln. Neben dem Blick auf die vorhandenen Unternehmenszahlen sollten die internen Stärken und die Schwächen analysiert und mit externen Gelegenheiten und Risiken abgeglichen werden. Hierfür kannst du beispielsweise eine sogenannte SWOT-Analyse nutzen.

Nach Abschluss der IST-Analyse sollte dir klar sein, wie dein Unternehmen aktuell intern wie extern aufgestellt ist. Du bist nun bereit, konkrete Ziele festzulegen.

Schritt 2: Unternehmensziele ableiten und Budgets festlegen

Aufbauend auf der IST-Analyse und der Kenntnisse über den Markt können im zweiten Schritt strategische Unternehmensziele und Maßnahmen abgeleitet werden: Welche externen Gelegenheiten oder Chancen können wir mit unseren Stärken direkt bedienen? Wo lauern Gefahren und für welche Risiken sind wir besonders anfällig? Mit Hilfe dieser Fragen und deiner Kenntnisse wird es dir vermutlich nicht schwerfallen, konkrete Ziele für deine Unternehmensplanung festzulegen.

Diese Ziele und Maßnahmen sollten eindeutig und messbar formuliert sein und auf jeden Fall schriftlich festgehalten werden. So schaffst du für dich selbst Verbindlichkeit und hast du deine Ziele immer im Blick. Zudem kannst du deine Arbeit an der Erreichung deiner Ziele ausrichten. Für die laufende Steuerung kannst du dann für verschiedene Unternehmensbereiche Budgets festlegen und hast mit einem Soll-Ist-Vergleich jederzeit den Überblick. Auch zur Mitarbeiterführung können diese Budgets genutzt werden und den Beschäftigten die nötige Transparenz liefern.

Schritt 3: relevante Kennzahlen auswählen

Aufbauend auf die festgelegten Unternehmensziele und Budgets sollten im nächsten Schritt die relevanten Kennzahlen ausgewählt werden. Mit diesen kannst du dann regelmäßig die Erreichung deiner Ziele messen. Um das Controlling übersichtlich zu halten, gilt hier in der Regel die Devise „weniger ist mehr“. Der Fokus liegt auf den wirklich wichtigen und erfolgsrelevanten Informationen. Nie fehlen sollten dabei allerdings die Liquidität, da ohne Geld auf dem Bankkonto keine Rechnungen bezahlt werden können, sowie der Cashflow. Einen tiefergehenden Überblick über die Steuerung mit und die Auswahl der wichtigsten Kennzahlen findest du hier.

Schritt 4: Ein Kennzahlensystem aufbauen

Mit der Auswahl der erfolgsrelevanten Kennzahlen hast du die wichtigsten Vorarbeiten für ein übersichtliches Reporting geschaffen. Daher ist es nun sinnvoll, ein Kennzahlensystem zu schaffen, das dir die Ermittlung und Darstellung der wichtigen Informationen ermöglicht. Aufbauend auf den definierten Zielen und den ausgewählten Kennzahlen gilt es nun, Schritt für Schritt die relevanten Daten zu beschaffen. Die Datenbasis für die meisten finanziellen Kennzahlen ist die Kostenrechnung bzw. das Rechnungswesen, weitere unternehmensspezifische Daten können aber auch aus Fachsystemen oder sonstigen Tools kommen.

Aus diesen Daten kannst du dir bedarfsgerecht dein Kennzahlensystem aufbauen – genau so, wie du es als Unternehmer benötigst. Praktisch hierbei ist, dass du diese Zahlen nicht nur für die IST-Analyse, sondern auch für Forecasts, also die Planung der Zukunft verwenden kannst. Somit kannst du deine Planungen direkt auf die definierten Ziele ausrichten und siehst bereits frühzeitig, ob dein Unternehmen auf dem richtigen Weg ist oder wo Abweichungen oder Planungsfehler vorliegen.

Schritt 5: Nutzung eines kompakten und verständlichen Reportings

Um dein Kennzahlensystem laufend sinnvoll für dein Controlling nutzen zu können, solltest du diese Daten und damt die wichtigsten Erfolgsfaktoren laufend im Blick behalten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, in deinem Berichtswesen übersichtliche Reportings zu nutzen. Je nach Komplexität deines Controlling-Systems kann dein Reporting eine einfache Excel-Datei oder gar ein Whiteboard im Büro, ein Online-Tool wie das Google Looker Studio (bis vor kurzem Google Data Studio) oder auch die Dashboard-Funktion einer Fachsoftware sein.

Mit einem guten Reporting kannst du jederzeit Soll-Ist-Vergleiche erstellen. Somit kannst du schnell erkennen, ob du auf dem richtigen Weg bist, deine gesetzten Ziele zu erreichen oder ob es hier ungeplante Abweichungen gibt.

Anhand der ermittelten Abweichungen von deinem Budget kannst du so frühzeitig erkennen, wo Anpassungen notwendig sind, um die Ziele noch zu erreichen. Ebenso kannst du die dabei gewonnen Erkenntnisse für künftige Planungszyklen nutzen und damit aus deinen Erfahrungen lernen. Außerdem ist es sinnvoll, die Daten verschiedener Zeiträume zu betrachten – zum Beispiel Vergleiche mit den Vormonaten oder Vorjahren. So lassen sich Entwicklungen und Trends erkennen.

Ein verständliches Reporting kannst du wie auch die Unternehmensziele zur Mitarbeiterführung nutzen und diese somit direkt am Controlling des Unternehmens beteiligen. Dies schafft Akzeptanz und Identifikation mit den Unternehmenszielen, siehe hierzu auch Schritt 7.

Schritt 6: Ziele messen und laufend anpassen

Mit der Umsetzung der ersten fünf Schritte hast du die Grundlagen für ein wirksames Controlling geschaffen. Dies ist jedoch keine einmalige Sache, sondern sollte Teil der laufenden operativen und strategischen Unternehmenssteuerung sein. Daher macht es Sinn, die Zielerreichung regelmäßig zu messen und die geetzten Ziele bei Bedarf anzupassen. Der Prozess aus IST-Analyse und Definition der Ziele sollte zumindest einmal jährlich durchlaufen werden – die Messung der Kennzahlen besser monatlich, sodass auch unterjährig Anpassungen vorgenommen werden können. Hierfür kann dir dein logisch aufgebautes Reporting helfen.

Schritt 7: Controlling-System für die Unternehmenssteuerung nutzen

Mit einem so aufgebauten professionellen Controlling-System hast du jederzeit die wirklich wichtigen Informationen zur Hand und kannst deine betriebliche Steuerung daran ausrichten. Zusätzlich kannst du als Führungskraft deine Beschäftigten mit einem Controlling-System direkt an der Erreichung der Unternehmensziele beteiligen. So kannst du eine höhere Akzeptanz und Verständnis für deine Entscheidungen bei deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekommen. Neben der besseren Kommunikation kannst du so auch direkte Anreize schaffen, die Unternehmensziele oder auch abgleitete Bereichs- oder persönliche Ziele zu erreichen.

Es gibt verschiedene Varianten, wie du dein Controlling organisieren kannst. Wenn du zahlenaffin bist und dir die strategische Nutzung der Daten Freude bereitet, kannst du dir als Unternehmer sicher die wichtigsten Grundlagen selbst erarbeiten und umsetzen. Außer deiner Zeit und deinem Einsatz brauchst du hierfür nicht viel: Excel und eine kleine Finanzbuchhaltung bieten schon viele Möglichkeiten. Je nach Größe und Komplexität deines Unternehmens kann es aber auch sinnvoll sein, mit einem externen Controller zusammenzuarbeiten. So bekommst du schnell und einfach die wichtigsten Grundlagen umgesetzt und kannst dich voll auf dein eigentliches Business konzentrieren.

Fazit: Mit wenigen Schritten kannst auch du dir den Überblick verschaffen

Ein eigenes Controlling-System aufzubauen muss nicht kompliziert sein. Mit wenigen Schritten kannst du die wichtigsten Grundlagen schaffen und dir anhand weniger kritischer Erfolgsfaktoren mehr Transparenz zur Unternehmensführung schaffen. Damit du direkt starten kannst, habe ich einen Controlling Quick Start Guide erstellt, mit dem du direkt die ersten Schritte gehen kannst. Diesen findest du hier.